Nếu như đã hiểu được khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Chắc chắn quý khách đã nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động này đối với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên quy trình tổ chức sự kiện như thế nào thì không nhiều doanh nghiệp nắm rõ. Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu quy trình chuẩn và những yếu tố tạo nên sự thành công của sự kiện qua nội dung bài viết này.
Quy trình tổ chức sự kiện mẫu
Quy trình tổ chức sự kiện là một loạt các bước và hoạt động liên quan đến việc tổ chức một sự kiện, từ việc xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện đến việc hoàn thành các chi tiết về chuẩn bị và tổ chức chính thức của sự kiện. Bao gồm các bước như xác định nội dung và mục tiêu của sự kiện, chọn địa điểm và ngày giờ, xây dựng kế hoạch chi tiết, tiến hành chuẩn bị và tổ chức sự kiện, và quản lý và đánh giá sau sự kiện. Quy trình này cần phải được thực hiện một cách chuyên nghiệp và kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Là một trong những công ty nổi bật trong Ngành tổ chức sự kiện. chúng tôi có cơ hội được làm việc với nhiều nhãn hàng lớn. Do đó đúc kết ra được một quy trình cơ bản được chia làm các giai đoạn sau.
Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu
Xác định chủ đề sự kiện
Xác định chủ đề sự kiện là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, vì nó cung cấp cho bạn một hướng dẫn về nội dung, mục tiêu và cảm hứng cho sự kiện của bạn. Để xác định chủ đề cho sự kiện, bạn cần phải suy nghĩ về mục đích của sự kiện, những đối tượng mà bạn muốn tạo ra liên kết với sự kiện và cách mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của sự kiện đến đối tượng đó.
Ví dụ, nếu bạn tổ chức một sự kiện kinh doanh, chủ đề của sự kiện của bạn có thể là “Khởi nghiệp và tương lai của công nghệ”. Nếu bạn tổ chức một sự kiện tình nguyện, chủ đề của sự kiện của bạn có thể là “Tình nguyện và tạo sự thay đổi trong cộng đồng”.
Trước tiên, quý doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra những yếu tố cần thiết có trong sự kiện căn cứ vào đó quý doanh nghiệp xác định những công việc phải làm và phải trả lời được những câu hỏi sau:
- Quy mô của sự kiện (lễ khai trương, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, tổ chức sự kiện sinh nhật…)
- Chủ đề của sự kiện là gì?
- Khách tham dự là ai?
- Địa điểm tổ chức sự kiện?
- Thông điệp của sự kiện là gì?
- Ngân sách dự trù là bao nhiêu?
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong khâu này, quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Ngoài ra cần xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, địa điểm, kế hoạch chi phí và nội dung cụ thể của sự kiện. Bạn cũng cần tìm hiểu về sở thích và nhu cầu của đối tượng tham dự, để tạo ra một sự kiện thú vị và hấp dẫn.
Đặc biệt quý khách cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.
Kế hoạch phân chia nhân sự
Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),… Đây là bước xác định và phân công các nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện. Kế hoạch này cần phải chi tiết và rõ ràng để mọi thành viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giúp cho quá trình tổ chức sự kiện được tiến hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện quý doanh nghiệp cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện.